Prostor
Šola mora zagotoviti dovolj učilnic, da sprejme nekaj več kot 100 tekmovalcev. V učilnicah so učenci razporejeni tako, da sedi vsak tekmovalec v svoji klopi. Oznake učilnic, namenjenih tekmovanju, organizator tekmovanja na šoli po končanem šolskem tekmovanju sporoči Prirodoslovnemu društvu Slovenije za pripravo razporedov učencev.
Razporedi po učilnicah
Razporede po učilnicah na podlagi prijav na državno tekmovanje pripravi Prirodoslovno društvo Slovenije in ga nekaj dni pred tekmovanjem pošlje organizatorjem na šolo.
Prirodoslovno društvo Slovenije pripravi tudi razporede nadzornih učiteljev po učilnicah. Nadzorni učitelji (po dva na učilnico) so tisti, ki spremljajo učence na državno tekmovanje. Za učitelje, ki niso razporejeni kot nadzorne osebe, organizator na šoli preskrbi prostor, kjer učitelji počakajo na svoje učence.
Malica za tekmovalce in mentorje
Malico za mentorje in tekmovalce organizira šola. Po končanem tekmovanju šola izstavi račun za malico Prirodoslovnemu društvu Slovenije.
Material, ki ga za nemoteno izvedbo državnega tekmovanja na šolo dostavi Prirodoslovno društvo Slovenije:
- Seznami učencev po učilnicah (za evidenco in nekaj izvodov za na oglasno desko).
- Zapečatene kuverte za posamezne učilnice. V vsaki kuverti se nahajajo tekmovalne pole, seznami učencev, šifre učencev in navodila za nadzorne učitelje. Število tekmovalnih pol v vsaki kuverti ustreza številu tekmovalcev v posamezni učilnici.
- Rezervne tekmovalne pole in šifre za tekmovalce, ki bi morda pomotoma prišli na napačno lokacijo.
- Naročilnica za izstavitev računa za malico tekmovalcev.
- Zapisnik tekmovanja.
Predaja rešenih tekmovalnih pol
Po končanem tekmovanju se tekmovalne pole vstavijo nazaj v kuverte. Vsebino vseh kuvert prevzame za to določena in odgovorna oseba na šoli, ki poskrbi, da so naloge naslednji dan dostavljene na kraj vrednotenja nalog. O načinu dostave nalog se odgovorna oseba dogovori s Prirodoslovnim društvom Slovenije.
Potrdila
Za organizacijo državnega tekmovanja na šoli Prirodoslovno društvo Slovenije vsem učiteljem, ki so pri tem sodelovali, izda potrdilo za sodelovanje pri organizaciji državnega tekmovanja.
Program
Praviloma šola organizatorka državnega tekmovanja za vse sodelujoče tekmovalce pripravi kratek, nekaj minutni kulturni program. Namen programa je predstavitev šole in sprostitev tekmovalcev pred začetkom tekmovanja. Program ni obvezen, vsebino programa določa vsaka šola po svoji presoji.